6. Antrag auf Zulassung zur Promotion

 

6. Antrag auf Zulassung zur Promotion

6.1. Muss ich eingeschrieben sein, um zu promovieren?

Nein, Sie müssen nicht eingeschrieben sein.

6.2. Wie muss ich meine persönlichen Angaben nennen?

Bitte achten Sie im gesamten Verfahren auf eine einheitliche Angabe Ihres Namens:

  • Der erste Vorname muss immer genannt werden.
  • Wenn Sie weitere Vornamen haben, können Sie diese nennen, müssen es aber nicht. Die Urkunde wird immer auf die Namen ausgestellt, die im Verfahren geführt worden sind.
  • Haben Sie zusätzlich zu Ihrem Geburtsnamen noch einen Familiennamen (weil Sie verheiratet sind) müssen beide genannt werden.

Der Geburtsort muss so genannt werden, wie er in Ihrem Personalausweis oder Reisepass steht. Ist der Geburtsort nicht in Deutschland, muss auch das Geburtsland in Klammern genannt werden.

ACHTUNG: Akademische Titel dürfen nur in der offiziellen und in Deutschland verliehenen bzw. anerkannten Weise aufgeführt werden. Arzt und Apotheker sind KEINE akademischen Titel.

Es wird empfohlen, auf die Aufführung von ausländischen Titeln zu verzichten, ansonsten müssen diese entsprechend den Vorgaben des zuständigen Ministeriums aufgeführt und ggf. gebührenpflichtig bescheinigt werden.

6.3. Was muss beim unterschriebenen tabellarischen Lebenslauf beachtet werden?

Es müssen der Name, Geburtsort, Geburtsdatum und die wichtigsten Daten genannt werden. Der Lebenslauf muss unterschrieben sein. Bitte beachten Sie den Punkt „Wie muss ich meine persönlichen Angaben nennen?“

6.4. Was muss beim Ausfüllen des Antrags (Muster 1) beachtet werden?

Es dürfen keine Erklärungen gelöscht und der fettgedruckte Text muss angepasst werden. Der Titel der Dissertation muss identisch mit der Titelangabe im Antrag sein.

Bitte geben Sie Ihre Kontaktdaten vollständig an – inklusive Telefonnummer und E-Mail Adresse.

6.5. Welche Zeugnisse oder Nachweise nach §§ 8-9 der Promotionsordnung müssen eingereicht werden?

Bitte reichen Sie entweder Ihr Zeugnis über das Bestehen des Dritten Abschnitts der Ärztlichen Prüfung gemäß §32 der ÄAppO oder Ihre Approbationsurkunde in amtlich beglaubigter Kopie ein.

Haben Sie Ihr Studium im Ausland abgeschlossen und keine deutsche Approbation, reichen Sie bitte zusätzlich zu Ihren Zeugnissen eine Gleichwertigkeitsbescheinigung des International Office ein.

Bitte beachten Sie, dass Sie im Vorfeld einen Antrag auf Prüfung der Zulassungsvoraussetzung stellen müssen, wenn Sie keine deutsche Approbation haben.

Haben Sie Ihr Studium noch nicht abgeschlossen, müssen Sie das Zeugnis über das Bestehen des zweiten Abschnitts der Ärztlichen Prüfung (M2neu) (bei Beantragung des Dr. med.) oder den Abschluss des Kursus der Zahnheilkunde II (bei Beantragung des Dr. med. dent.) einreichen.

6.6. Was ist eine amtlich beglaubigte Kopie?

Amtlich beglaubigte Kopien dürfen nur von Ämtern und Notaren ausgestellt werden.

Beglaubigungen von Krankenhäusern, Krankenkassen, Banken, Sparkassen, Schulen oder Pfarrämtern werden nicht akzeptiert.

Das Dekanat der Medizinischen Fakultät beglaubigt Ihre Unterlagen für die Dissertation kostenlos.

6.7. Was muss bei den vier gebundenen Dissertationsexemplaren beachtet werden?

6.7.1. Allgemein

Es müssen vier Exemplare der Dissertation (Format DIN A4) in fest gebundener maschinengeschriebener Form (keine Ring- oder Spiralbindung) eingereicht werden.

Es muss die korrekte Seitenfolge, die im Merkblatt genannt ist, eingehalten werden.

Bei Einreichung einer oder mehrerer Publikationen als Dissertation muss ein zusätzlicher Ausdruck der Publikation/en für Ihre Akte eingereicht werden.

6.7.2. Titelseite

Die Titelseite ist die erste bedruckte Innenseite. Bitte verwenden Sie für die Titelseite Muster 2 und passen es mit Ihren Daten an.

Sie dürfen der Titelseite keine zusätzlichen Angaben hinzufügen.

Der angestrebte Doktorgrad und die weibliche/männliche Form müssen angepasst werden.

Bitte beachten Sie den Punkt „Wie muss ich meine persönlichen Angaben nennen“ und das Arzt oder Zahnarzt keine akademischen Grade sind sondern Berufsbezeichnungen.

6.7.3. Einzubindende Erklärungen

Folgende Erklärungen müssen eingebunden werden –bitte beachten Sie die korrekte Stelle in der Dissertation gemäß Merkblatt:

In allen Fällen: 

  • Erklärung zu Datenaufbewahrung § 5 Abs 1. (Muster 3)

Zusätzlich:

  • Bei Einreichung einer „normalen“ Dissertation: Muster 4 A
  • Bei Einreichung einer „normalen“ Dissertation und einer Publikation: Muster 4 A
    Anmerkung: Muster 4 B muss zusätzlich nur eingereicht werden.  
  • Bei Einreichung einer oder mehrerer Publikationen als Dissertation: Muster 5

Die Eidesstattlichen Erklärungen in der Dissertation müssen nicht unterschrieben sein, das zusätzlich eingereichte Original muss unterschrieben sein. Bitte beachten Sie den Punkt „Was ist bei den Eidesstattlichen Erklärungen zu beachten?“

6.8. Wie nenne ich geschützte Warenzeichen/Produktnamen in Dissertationen?

So lange Sie nur auf die Marken hinweisen, verstoßen Sie nicht gegen das Markenrecht.

Dann müssen Sie auch keine Kennzeichnungen vornehmen. Außerdem ist die Nennung für die Firmen auch kostenlose Werbung, d.h. es könnte eher Probleme geben, wenn Sie den Produktnamen nicht nennen.

Erst wenn Sie ein Produkt "schlecht machen", ist Vorsicht geboten, und man muss sich sicher sein, dass die Daten auch stimmen, aber auch da steht die Wissenschaftsfreiheit laut Grundgesetz über dem Markenrecht.

Lediglich wenn Ihre Aussagen falsch sind, könnten Sie Probleme bekommen, siehe oben.

6.9. Wie viele Exemplare der Publikation müssen eingereicht werden?

Bei Einreichung einer oder mehrerer Publikationen als Dissertation:

  • vier „gebundene“ Exemplare inklusive Titelseite und Erklärungen und
  • einzusätzlicher Ausdruck der Publikation/en für Ihre Akte; zur Begutachtung reicht hier ein Klemmhefter.

Bei einer normalen Dissertation und einer zusätzlichen Publikation:

  • fünf Exemplare der Publikation als Sonderdruck oder Kopie.

6.10. Was ist bei den Eidesstattlichen Erklärungen zu beachten?

Bitte achten Sie auf die korrekte Angabe der §§.

Folgende Muster sind zu verwenden:

Bei Einreichung einer „normalen“ Dissertation: Muster 4 A

  • Die Unterschriften der Doktorandin/des Doktoranden und des Doktorvaters müssen sich auf der Seite mit dem Text der Erklärung befinden und im Original eingereicht werden.
  • Bitte besprechen Sie die Abfassung der Erklärung mit Ihrem Doktorvater. Die Anteile müssen klar ersichtlich und eindeutig angegeben werden. Bei doppelter Nennung (zum Beispiel wenn die statistische Auswertung durch mehrere Personen erfolgte), müssen die Anteile spezifiziert werden, ggf. durch Angabe in Prozentzahlen (Gesamtzahl muss 100 Prozent ergeben).

Bei zusätzlicher Einreichung von einer oder mehreren Publikationen: zusätzlich Muster 4 B

  • Alle Unterschriften müssen sich auf der Seite mit dem Text der Erklärung befinden (hierzu die Erklärung ggf. mehrfach ausdrucken), so dass eindeutig ist, dass die Autoren den Text der eidesstattlichen Erklärung unterschrieben haben. Die Unterschriften der Doktorandin oder des Doktoranden, des Doktorvaters, des Seniorautors (korrespondierenden Autors) (falls abweichend vom Betreuer) und des gleichberechtigten Koautors (falls zutreffend) müssen im Original eingereicht werden.
  • Das Muster 4 B wird nicht in die Arbeit eingebunden.
  • Bitte besprechen Sie die Abfassung der Erklärung mit Ihrem Doktorvater. Die Anteile müssen klar ersichtlich eindeutig angegeben werden. Bei doppelter Nennung (zum Beispiel wenn die statistische Auswertung durch mehrere Personen erfolgte), müssen die Anteile spezifiziert werden, gegebenenfalls durch Angabe in Prozentzahlen (Gesamtzahl muss 100 Prozent ergeben).
  • Der Doktorvater darf nur in Vertretung für Koautoren unterschreiben, die nicht deutschsprachig sind. Koautoren, die nur im Ausland leben, aber deutschsprachig sind, müssen selber unterschreiben
     

Bei Einreichung einer Publikation als Dissertation: Muster 5

  • Alle Unterschriften müssen sich auf der Seite mit dem Text der Erklärung befinden (hierzu die Erklärung ggf. mehrfach ausdrucken), so dass eindeutig ist, dass die Autoren den Text der eidesstattlichen Erklärung unterschrieben haben. Die Unterschriften der Doktorandin/des Doktoranden, des Doktorvaters, des Seniorautors (korrespondierenden Autors) (falls abweichend vom Betreuer) und des gleichberechtigten Koautors (falls zutreffend) müssen im Original eingereicht werden.
  • Genereller Hinweis: Bitte besprechen Sie die Abfassung der Erklärung mit Ihrem Doktorvater. Die Anteile müssen klar ersichtlich eindeutig angegeben werden. Bei doppelter Nennung (z.B. wenn die statistische Auswertung durch mehrere Personen erfolgte), müssen die Anteile spezifiziert werden, ggf. durch Angabe in Prozentzahlen (Gesamtzahl muss 100 Prozent ergeben).
  • Die selbstständige Erstellung des Manuskriptes ist die Grundvoraussetzung dafür, dass eine Veröffentlichung als Dissertation eingereicht werden kann.
  • Der Doktorvater darf nur in Vertretung für Koautoren unterschreiben, die nicht deutschsprachig sind. Koautoren, die nur im Ausland leben, aber deutschsprachig sind, müssen selber unterschreiben
  • Es ist nicht zu empfehlen mit einer Publikation zu promovieren, wenn eine geteilte Erstautorenschaft besteht, da eine Publikation als Dissertation nur anerkannt wird, wenn der Doktorand Erstautor ist und damit den wesentlichen Anteil an der Publikation hat (mindestens 51 Prozent). Bei einer geteilten Erstautorenschaft gilt dies streng genommen ebenfalls nur für denjenigen, der als erster genannt ist. Ist dies nicht der Doktorand, sondern z. B. der Post-Doc, widerspricht dies der eidesstattlichen Erklärung des Doktoranden und ist somit fragwürdig im Sinne guter wissenschaftlicher Praxis. Bei mehr als zwei gleichberechtigten Erstautoren ist das Paper als Dissertation nicht zulässig, da man nicht auf die 51 Prozent kommt.

Die eidesstattlichen Erklärungen müssen im original eingereicht werden.

6.11. Wie bekomme ich den Schein über den absolvierten Kurs zum wissenschaftlichen Fehlverhalten?

Bescheinigungen über den absolvierten Kurs zu wissenschaftlichem Fehlverhalten an der Medizinischen Fakultät werden nicht ausgehändigt, sie werden stattdessen im Promotionsbüro gesammelt und den jeweiligen Promotionsanträgen beigefügt.

Haben Sie den Schein an einer anderen Universität erlangt, fügen Sie den Schein Ihren Unterlagen zu. Die Anerkennung sollte vorab erfragt werden, generell können nur Scheine über GWP (gute wissenschaftliche Praxis) anerkannt werden, Scheine zur GCP (good clinical practice) werden nicht anerkannt.

Falls Sie Fragen zu diesem Kurs haben, wenden Sie sich bitte an:

Dagmar Marx
Institut für Immunologie
Tel. +49 241 80 80208

6.12. Was ist bei der Zusammenfassung zu beachten?

Auf der Zusammenfassung muss jeweils der deutsche bzw. englische Titel der Dissertation, sowie der Name des Doktoranden angegeben werden.

Die Zusammenfassungen dürfen jeweils nicht mehr als eine DIN A4 Seite umfassen.

Die Zusammenfassung der Arbeit in deutscher und englischer Sprache muss jeweils fünfmal ausgedruckt zusätzlich zur Arbeit auf je einem DIN A4 Blatt abgegeben werden. 

Zusätzlich müssen die Zusammenfassungen jeweils als Word- und PDF Dokument auf der CD gespeichert werden.

6.13. Was ist beim polizeilichen Führungszeugnis der Belegart O zu beachten?

Das polizeiliche Führungszeugnis der Belegart O beantragen Sie direkt beim Einwohnermeldeamt. Führungszeugnisse der Belegart O (Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde) werden nicht an Ihre Privatadresse geschickt.
Sie müssen vom Einwohnermeldeamt direkt an das Promotionsbüro geschickt werden.

Dekanat der Medizinischen Fakultät der RWTH Aachen
Promotionsbüro
Universitätsklinikum Aachen
Pauwelsstraße 30
52074 Aachen

Auch wenn man im Ausland lebt, muss ein deutsches Führungszeugnis der Belegart O beantragt werden. Dies kann zum Beispiel über die Botschaft geschehen.

6.14. Was muss bei der Referentenbestimmung und der Zusammensetzung der Promotionskommission beachtet werden?

Der Vorschlag zu den Berichterinnen/Berichtern und Vorsitzenden mit Angabe der Klinik/Institutszugehörigkeit und Angabe, wer die mündliche Prüfung koordiniert (Muster 6), muss immer vollständig ausgefüllt und mit allen Beteiligten abgesprochen sein.

Der Doktorvater sollte immer der Referent sein, kann bei Streitfällen aber auch nicht berücksichtigt werden, dies ist über das Promotionsbüro zu regeln.

Einer der Referenten kann auch ein externer Habilitierter sein, ein Referent muss aber immer aktives Mitglied der Medizinischen Fakultät sein.

Wichtig: Die/der Vorsitzende der Promotionskommission MUSS Universitätsprofessor/in sein. Jeder Habilitierte (Privatdozent oder apl-Professor) der Medizinischen Fakultät darf Referent oder Korreferent sein. Ob er ein Mediziner ist oder eine andere Ausbildung hat, ist egal.

Alle drei Prüfer müssen aus unterschiedlichen Kliniken bzw. Instituten stammen, damit keine Abhängigkeitsverhältnisse bestehen. Das sieht die Promotionsordnung und die Verordnung zu Befangenheiten aus NRW so vor! Maßgebend hierfür sind die Abhängigkeiten bzw. gegenseitige Weisungsbefugnisse, also auch z.B. in Bezug auf klinische Belange. Einer der Berichter muss einen Arbeitsvertrag an der RWTH haben.

Prüfungskoordinator darf nur ein Mitglied der Promotionskommission (Referent, Korreferent oder Vorsitzender) sein.

Die Terminierung und Ladung erfolgt durch den Prüfungskoordinator, nicht durch das Promotionsbüro. Der Termin muss dem Promotionsbüro nicht mitgeteilt werden. 

6.15. Was ist bei der Abgabe der CD zu beachten?

Die Dissertation muss zusätzlich in elektronischer Form (NUR CD oder DVD! Keine USB-Sticks!) abgegeben werden.

Diese CD/DVD muss folgende sechs Dateien enthalten:

  • Bei Einreichung einer „normalen“ Dissertation:
  • Arbeit mit Titelseite und allen notwendigen Erklärungen etc. als eine Word-Datei oder im Format eines anderen gängigen Textverarbeitungsprogramms und als eine PDF-Datei
  • die Dateien müssen identisch mit der gedruckten Dissertation sein 
  • deutsche und englische Zusammenfassung jeweils als Word- und PDF-Datei
  • Bei Einreichung einer „normalen“ Dissertation und einer Publikation:
  • Arbeit mit Titelseite und allen notwendigen Erklärungen etc. als eine Word-Datei oder im Format eines anderen gängigen Textverarbeitungsprogramms und als eine PDF-Datei
  • die Dateien müssen identisch mit der gedruckten Dissertation sein
  • Die Publikation wird nicht auf der CD gespeichert
  • deutsche und englische Zusammenfassung jeweils als Word- und PDF-Datei
  • Bei Einreichung einer oder mehrerer Publikationen als Dissertation:
  • Arbeit mit Titelseite und allen notwendigen Erklärungen sowie dem akzeptierten Manuskript der Publikation (mit Autorenreihung, Titel der Publikation, möglichst Kopf der Zeitschrift, Datum der Annahme) oder Datei der bereits erschienenen Publikation (mit Autorenreihung, Titel der Publikation, Kopf der Zeitschrift, Publikationsdatum etc.) als eine Word-Datei oder im Format eines anderen gängigen Textverarbeitungsprogramms und als eine PDF-Datei
  • die Dateien müssen identisch mit der gedruckten Dissertation sein 
  • deutsche und englische Zusammenfassung jeweils als Word- und PDF-Datei

6.16. Wie können Korrekturen im Antrag auf Zulassung zur Promotion durchgeführt werden?

Fehler beispielsweise auf der Titelseite können korrigiert und dann als loses Blatt eingelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie Korrekturen, die in die Arbeit eingelegt werden, immer in fünffacher Ausfertigung einreichen und auch die entsprechenden Korrekturen auf der CD vornehmen müssen.